يهتم جميع المانحين بالتأكد من مدى كفاءة المنظمة التي تتقدم بالمقترح وجودة عملها، ولهذا يتوجب كتابة جزء من المقترح عن الأنشطة والإجراءات التي ستقوم بتنفيذها المنظمة لضمان تنفيذ المشروع بجودة عالية.

ولذلك أصبح من المتعارف عليه عند المانحين والمنظمات المختلفة أن تقوم الجهة المتقدمة بالمقترح بكتابة فقرة عن مكونات الجودة المختلفة والتي تتمثل في المتابعة والتقييم والمساءلة والتعلم. 

المخطط أعلاه: العلاقة بين المتابعة والتقييم والمساءلة والتعلم

المتابعة

المتابعة عبارة عن جميع المهام التي نقوم بها للتحقق من مستوى جودة تنفيذ أنشطة المشروع، ونقوم خلالها بجمع التقارير والوثائق التي تؤكد أن الأنشطة قد تم تنفيذها بجودة عالية، ولذلك فإن هذه الوثائق تعتبر وسائل تحقق للمؤشرات التي تبدأ بكلمة عدد (#) لاحتوائها على معلومات المستفيدين والمستهدفين من كل أنشطة المشروع.

أهم أنشطة المتابعة

• التنسيق مع فريق المشروع للتأكد من وضع الأنشطة الخاصة بهذا المؤشر في خطة المشروع.

• تجهيز معايير تنفيذ الأنشطة المختلفة بحسب ما ورد في مقترح المشروع.

• عقد اجتماع مع مدير وكادر المشروع وتعريفهم بالمعايير المطلوبة لتنفيذ كل نشاط وتسليمهم نسخة من المعايير.

• تجهيز نماذج التقارير المختلفة لكل أنشطة المشروع وقائمة بالمستندات المرفقة بكل تقرير مثل جداول جمع الإحصائيات وتسليمها لكادر المشروع.

• تجميع ومراجعة التقارير والتأكد من توثيق عدد المستفيدين والمستهدفين بشكل كامل وموزع بحسب الجنس والعمر والمنطقة الجغرافية.

• تجميع الإحصائيات للمستفيدين بشكل اسبوعي وشهري.

• تتبع سير الأنشطة والمؤشرات بشكل شهري.

• تتبع مستوى تحقق المؤشرات بشكل شهري.

• زيارات ميدانية للتأكد من تنفيذ الأنشطة ومدى الإلتزام بمعايير الجودة والإستهداف.

• حضور بعض الفعاليات والأنشطة المختلفة للتأكد من جودة التنفيذ بحسب المعايير وعمل تغذية راجعة لفريق المشروع بالملاحظات الإيجابية والسلبية مع اقتراح الحلول المناسبة.

• أرشفة التقارير ومرفقاتها لكل الأنشطة إلكترونياً وورقياً والتأكد من توفر كل وسائل التحقق الخاصة بالمؤشر بحسب ما ورد في الإطار المنطقي للمشروع.

التقييم

هي المهام والأنشطة التي ينفذها كادر المشروع قبل وأثناء وبعد تنفيذ الدراسات أو التقييمات التي تحتوي على إجابات واضحة للمؤشرات التي بدأت بنسبة (%).

أهم أنشطة التقييم:

أهم الأنشطة التي تقوم بها المنظمة، وهي جزء من مهام مسئول المتابعة والتقييم لضمان توفر وسائل التحقق التالي:

• التجهيز والتنفيذ للتقييمات من قبل طرف خارجي.

• تجهيز الشروط المرجعية الخاصة بالتقييم.

• الإعلان عن الاحتياج لاستشاري أونلاين أو إرسال الشروط المرجعية للشركات الاستشارية المؤهلة والمعتمدة لدى المنظمة لطلب مقترحات تنفيذ الاستشارة.

• تشكيل لجنة لتحليل المقترحات المقدمة وفق الشروط المرجعية والفترة الزمنية والميزانية ومعايير الجودة.

• المشاركة في اختيار استشاري أو شركة استشارية لتنفيذ هذا التقييم بطريقة تنافسية.

• التعاقد مع الاستشاري أو الشركة الاستشارية.

• مراجعة واعتماد التقرير التحضيري للتقييم أو الدراسة مع أدوات جمع البيانات مثل الاستبيانات. ويجب التأكد أن كل مؤشرات المشروع التي تبدأ بنسبة (%) قد تم تضمينها في التقييم، وهذا يعني أن هناك أسئلة لقياس جميع المؤشرات التي تبدأ بنسبة (%) في أسئلة الاستبيان.

• التنسيق للاستشاري في الميدان أثناء جمع البيانات.

• مراجعة مسودة تقرير التقييم.

• اعتماد النسخة النهائية للتقييم.

أهم أنواع التقييمات التي تنفذها الجهات التي تعمل في التنمية والإغاثة قبل وأثناء وبعد تنفيذ المشاريع هي:

• تقييم الاحتياجات Needs Assessment

• مسح أولي/ قاعدي Baseline Survey

• متابعة ما بعد التوزيع Post-Distribution Monitoring (PDM)

• مراجعة نصفية للمشروع Mid-Term Review

• مراجعة نهائية للمشروع Final Review/Final Evaluation

• مسح نهائي End-Line Survey

• تقييم الأثر Impact Assessment

فائدة:

• يجب التأكد أن كل مؤشرات المشروع التي تبدأ بنسبة (%) قد تم تضمينها في التقييم، وهذا يعني أن هناك أسئلة لقياس جميع المؤشرات التي تبدأ بنسبة (%) في أسئلة الأستبيان.

• لا يمكن لأي جهة ان تقوم بتنفيذ كل التقييمات المذكورة أعلاه في مشروع واحد. لذلك على المنظمات عدم وضع أي نشاط تقييم في حالة أن المشروع صغير ولا يحتاج لوضع مؤشر لا يبدأ بنسبة (%). كما أنه من المتعارف أن المشاريع التي يزيد ميزانيتها عن مليون دولار ستحتاج لتقييم نهائي فقط أو في حالة إصرار المانح على إضافة التقييم النهائي. وعلينا أن لا ننسى وضع نشاط التقييم في الأنشطة وخطة العمل والتأكد من وضع الميزانية الخاصة بتنفيذ التقييم.

الفرق بين المتابعة والتقييم

الجدول أعلاه يوضح الفرق بين المتابعة والتقييم

مثال لفقرة المتابعة والتقييم في المقترح

"تمتلك المنظمة دليل خاص بالمتابعة والتقييم والمساءلة والتعلم والذي يعتمد عليه مسئولو المتابعة والتقييم في تجهيز خطة المتابعة والتقييم وتنفيذ كل أنشطة المتابعة الميدانية والتحقق من المعايير وكتابة التقارير بجودة عالية ولضمان جودة التنفيذ سيقوم الكادر الرئيسي بالمنظمة مع فريق المشروع بعمل الآتي:

• إعداد خطة المتابعة والتقييم والمساءلة والتعلم بالاعتماد على الاطار المنطقي الخاص بالمشروع بمشاركة فريق المشروع وسيتم الحرص على انها ترتبط بجميع التدخلات والانشطة التي سيتم تنفيذها في المكتب الرئيسي والمناطق المستهدفة، مع التاكد ان كل مؤشرات المشروع والعدد المستهدف ووسائل التحقق قد تم فهمها من جميع كادر المشروع.

• سيقوم مسئولوا المتابعة والتقييم بمراجعة وتسليم نماذج التقارير الموحدة لكل فريق المشروع ومراجعة التقارير والتأكد من احتوائها على كل المعلومات المطلوبة المؤكدة على ان الانشطة قد تمت بالشكل المطلوب وان جميع المستندات والوثائق المساندة قد تم ارفاقها مع التقارير الرئيسية للأنشطة.

• سيتم جمع تقارير الاحصائيات الخاصة بالتدخلات بالميدان بشكل اسبوعي وتجهيز ملخص للانجاز الخاص بكل مؤشر بشكل شهري وتضمينها بالتقارير الشهرية للمشروع.

• تأسيس آلية شكاوى وتغذية راجعة مناسبة للمناطق المستهدفة وتوعية المستفيدين بطريقة تقديم الشكاوى والاقتراحات وتفعيل آلية الشكاوى والتغذية الراجعة وتوثيقها بشكل مستمر خلال فترة تنفيذ المشروع.

• سيتم توظيف مساعد للمتابعة والتقييم للعمل في المناطق المستهدفة بشكل مستمر وسيتم تنفيذ زيارات متابعة ميدانية بشكل شهري للتأكد من سير الأنشطة والتأكد من معرفة المستفيدين والمستفيدات بآلية الشكاوى والتغذية الراجعة.

• سنقوم باختيار استشاري خارجي لتنفيذ متابعة مابعد التوزيع (PDM) بعد أنشطة التوزيع والتاكد من رضى المستفيدين على المساعدات والخدمات التي تم تقديمها لهم." الخ

المساءلة

يمكننا أن نبَّسط معنى المساءلة بأنها الأنشطة التي تعكس أننا على مستوى المسئولية، ولذلك ننفذ إجراءات تضمن المساواة في الحصول على الخدمات او المساعدات بشفافية كاملة، وتسمح للمستفيدين من المشروع التواصل معنا مباشرة وتوصيل آراءهم واقتراحاتهم وشكاواهم وكذلك التواصل معهم بشكل مستمر واعطائهم تغذية راجعة لكل شكوى وصلت.

أهم الأنشطة الخاصة بالمساءلة

• تأسيس آلية شكاوى وتغذية راجعة للمشروع تتناسب مع الظروف الجغرافية للمناطق المستهدفة وحسب نوعية التدخل والتأكد من معرفة المستفيدين بهذه الآلية.

• استقبال الشكاوى وتسجيلها يوميا وتحليلها وعمل التغذية الراجعة للإدارة وللمستفيدين.

• توثيق كشف الشكاوى والتغذية الراجعة بشكل أسبوعي أو شهري.

• المناقشة الدورية مع فريق المشروع حول كيفية تحسين الخدمات المقدمة بناءً على شكاوى ومقترحات المستفيدين والجهات ذات العلاقة بالخدمات.

• تواصل بالتلفون مع عينات عشوائية من المستفيدين من كل نشاط – خدمة – توزيع.

• التأكد من تعيين مسئول شكاوى في كل لجان التوزيع، ثم التواصل معهم لجمع الشكاوى وعمل التغذية الراجعة.

• طباعة لافتات فيها تعليمات ومعايير وتنبيهات أن المساعدات مجانية.

• طباعة رقم الشكاوى في كل مطبوعة سيتم تسليمها للمستفيدين.

التعلم

يهتم المانحين والجهات الإغاثية والتنموية بجمع المعلومات التي تساعدهم على التعلم من مشاريعهم، ولذلك فإن كل أنشطة المتابعة والتقييم تنفيذ هذه الأنشطة كجزء من أنشطة التعلم.

أنشطة التعلم التي يجب تنفيذها في كل المشاريع:

• إعداد وتوثيق القصص الانسانية وقصص النجاح ونشرها ومشاركتها مع الجهات المعنية والمانح.

• توثيق الدروس المستفادة من المشروع.

• توثيق المخاطر التي واجهها المشروع وكيف نجح فريق المشروع في التعامل معها وتضمينها في تقرير نصف ونهاية المشروع.

• مشاركة الدروس المستفادة والمخاطر وطرق التعامل معها مع قيادة المنظمة والإدارت المعنية ومسئولي كتابة مقترحات المشاريع لتلافيها في خطط المشاريع القادمة.

أنشطة التعلم من التقييمات التي تم تنفيذها عبر طرف خارجي

• تجهيز الردود المناسبة والتعليقات من إدارة المشروع على تقرير التقييم.

• إعداد خطة تعلم: كيف سيتم الاستفادة من التوصيات الواردة في تقرير التقييم؟

• عقد اجتماع من قبل إدارة المشروع أو المنظمة لمناقشة التوصيات والخطة التنفيذية للتوصيات مع الجهات المعنية والإدارات والموظفين ذوي العلاقة.