بعد مراجعة وثيقة مقترح المشروع والاتفاقية، يجب على مدير البرنامج البدء بإعداد خطة عمل المشروع والتي تتكون من:
النشاط الرئيسي: وهو النشاط الذي تم ذكره في مقترح المشروع
النشاط الفرعي: وهي الأنشطة المتفرعة من كل نشاط رئيسي. التي يجب على مدير البرنامج صياغتها وهي أيضاً تمثل المهام المتسلسلة منطقياً التي يجب تنفيذها لكي يتحقق النشاط الرئيسي.
موقع تنفيذ النشاط الفرعي: يتم تحديد مكان التنفيذ سواءً كان النشاط الفرعي عمل مكتبي أم ميداني في إقليم - ولاية – مقاطعة - محافظة – مديرية أو أي كان وفي حال تنفيذ المشروع في أكثر من موقع ننصح المعنيين بالمشروع بتخصيص فقرات لكل نشاط متكرر حسب موقع كل نشاط فرعي ليسهل إدارة النشاط وقياس تنفيذه في كل موقع بشكل مستقل.
المسؤول عن تنفيذ النشاط الفرعي: كل نشاط فرعي يحتاج إلى تحديد الموظفين المعنيين به مثل مدير المشروع – المنسق-مشرف ميداني – اللوجستيك – المحاسب – متابعة والتقييم – متطوعين- استشاريين- موظفي الفريق الرئيسي الداعم للمشروع في المنظمة. ويفضل أن يتم ذكر اسم الموظف المعني بالتنفيذ وليس فقط المسمى الوظيفي.
الفترة الزمنية لتنفيذ النشاط الفرعي: يتم تحديد الفترة الزمنية لتنفيذ النشاط الفرعي بما يتوافق مع الخطة بشكل أسبوعي. ويعني هذا أن يتم تحديد الأسبوع الذي سيتم خلاله تنفيذ النشاط أو تاريخ البدء والانتهاء من تنفيذ النشاط الفرعي.
متطلبات تنفيذ النشاط الفرعي: وهي الاشياء التي نتوقع اننا سنحتاج إليها لكي يتم تنفيذ النشاط الفرعي بشكل كامل وجيد مثل توفير معدات معينة، وسيلة مواصلات، نقل مواد ، التعاقد مع طرف ثالث، تنسيق مع جهة معنية أخرى لها علاقة بتنفيذ النشاط.
وثائق مؤيدة لتنفيذ النشاط الفرعي: وهي كل وثيقة مطلوب تسليمها إلى أدارة المشروع والجهة الممولة والتي تؤكد أن النشاط قد أنجز بشكل جيد وبحسب ما تم الاتفاق به مسبقاً مع المانح. وهذه الوثائق قد تكون تقرير للنشاط أو محضر اجتماع او رسالة تنسيق مع جهة حكومية أو كشف المشاركين في التدريب أو كشف بأسماء المستفيدين من توزيع المواد الغذائية أو عقود إيجار أو سندات استلام أو مواد تدريبية أو سيرة ذاتية للمدرب وغيرها.