تخطيط انشطة المخاطر المتوقع حدوثها في المشروع هي جزء مهم من إدارة المشروع. على الرغم من تجاهل بعض التنفيذيين حدوثها في كثير من الأحيان، من المهم جداً تحديد وتوقع المخاطر التي من المتوقع أنها قد تواجه المشروع وكيفية الاستعداد إذا حدثت وما هي الانشطة والإجراءات التي سنواجهها.
كما ان المانحون يطلبون معلومات عن المخاطر المحتمل وقوعها أثناء تنفيذ المشروع وتوضيح كيف ستقوم المنظمة بالتعامل مع هذه المخاطر إن حدثت لضمان إمكانية تنفيذ المشروع وتحقيق أهدافه المحددة في الفترة المقترحة.
وتحديد المخاطر يساعد في توضيح ما إن كانت الأهداف والأنشطة المقترحة، واقعية ويمكن تحقيقها خلال الفترة المحددة لتنفيذ المشروع والموارد البشرية والمالية المقترحة وأن الظروف الداخلية والخارجية المحيطة بتنفيذ المشروع مناسبة و ستساعد في إمكانية تنفيذ المشروع.
المخاطر Risks
هي عدم تحقيق الافتراضات، وعليه فإن عدم تحقيق الافتراضات يصبح خطر او تهديد حقيقي يؤدي الى توقف تنفيذ أي مشروع او أنشطة او صعوبة تنفيذها وعرقلة الاستمرار في العمل.
ولذلك يكون الخطر المحتمل عبارة عن تهديد متوقع، إن حدث قد يؤثر سلباً على استكمال تنفيذ الأنشطة وتحقيق أهداف المؤسسة. أما الافتراض فهو الظرف اللازم والمرغوب حدوثه لكي يمكن تنفيذ الانشطة وتحقيق الاهداف بنجاح.
أنواع المخاطر التي قد تحدث:
مخاطر قانونية: مثل دعاوى قد يتقدم بها المستفيدين من المشروع نتيجة عدم تطبيق المعايير مما أدى إلى استبعاد من يكونوا أكثر استحقاقاً للمساعدات.
وقد تكون دعاوى من السكان في المنطقة المستهدفة نتيجة تضررهم المباشر بسبب تنفيذ المشروع مثل أن لا يتم استكمال مشروع مياه بعد حفر بئر عميق نتيجة مشكلة أو نقص التمويل أو أخطاء المقاولين.
مخاطر تنظيمية: قد يتم تغييب إحدى الجهات الحكومية المختصة وعدم إشراكها في التخطيط أو التنسيق قبل تنفيذ الأنشطة أو ضعف اجراءات الاعلان عن المناقصات أو فتح العطاءات او عدم تحديد اجراءات واضحة ودقيقة تساعد في تنفيذ الأنشطة بالجودة المطلوبة مما يؤدي إلى قصور في الأداء الذي قد يؤدي إلى صعوبة تحقيق نتائج المشروع المطلوبة. كما قد تكون الخطة التنفيذية أو خطط المتابعة والتقييم غير واضحة ودقيقة ولم يتم تحديد المسئوليات والمتطلبات والفترات الزمنية فيها بشكل واضح.
مخاطر فنية: قد يكون هناك أخطاء أو قصور في تصميم المشاريع التي فيها بناء او تأهيل مثل المرافق الصحية أو المدارس او مشاريع المياه. وقد يتم استخدام تكنولوجيا غير مناسبة أو عدم توفر أو نقص في المواد المطلوبة للتنفيذ.
مخاطر مكانية: قد تظهر خلافات في ملكية المكان أو المنطقة التي تم اختيارها لتنفيذ مخيمات النازحين أو اللاجئين أو رفض السكان المحليون لتواجد هذه المخيمات أو الصرف الصحي الذي سيتم بناؤه بالقرب من قراهم.
مخاطر مالية: قد تحدث الكثير من التغيرات في أسعار العملات وانخفاض العملة المحلية مما يؤدي إلى حدوث ارتفاع في أسعار المواد المطلوبة مثل ارتفاع السلات الغذائية أو مواد البناء أو أجور العاملين.
مخاطر اجتماعية: قد يؤدي عدم تشكيل لجان مجتمعية أو استبعاد الاشخاص المؤثرين في المجتمع المستهدف وعدم إشراكهم والتنسيق معهم إلى عرقلة التنفيذ وقد يؤدي إلى ظهور العدد من الشكاوى وصعوبة التعامل مع هذه الشكاوى.
مخاطر سياسية أو أمنية: قد يكون هناك تضارب في مصالح المكونات السياسية في المنطقة بسبب تنفيذ هذا المشروع او قد يكون هناك صراعات ومشاكل أمنية تؤدي إلى توقف تنفيذ المشروع لصعوبة تواجد موظفي المشروع في المنطقة المستهدفة وهذا يؤدي إلى صعوبة في متابعة تنفيذ الأنشطة وتقييم الإنجازات التي تحققت.
فيما يلي بعض الأمثلة على مخاطر المشروع الشائعة:
الوقت والتكلفة تقدير متفائل جداً.
مراجعة المستفيدين وردود الفعل دورة بطيئة للغاية.
تخفيضات غير متوقعة في الميزانية.
الأدوار والمسؤوليات لفريق المشروع والفريق الداعم في المنظمة غير واضحة.
لم يتم الحصول على مساهمة من ذي العلاقة بالمشروع(المستفيدين).
لا يفهم بوضوح احتياجات ذوي العلاقة بالمشروع (المستفيدين).
المستفيدين قد يغيرون المتطلبات بعد بدء المشروع.
إضافة المستفيدين لمتطلبات واحتياجات جديدة اثناء تنفيذ المشروع.
ضعف التواصل مع المستفيدين والجهات ذات العلاقة لفهم احتياجاتهم يؤدي إلى سوء الفهم ومشاكل في جودة التخطيط وضعف تقدير الاحتياجات.
تأخر توفير الدفع المالية من المانحين.
يمكن تتبع المخاطر باستخدام سجل مخاطر بسيط. يجب علينا إنشائه وأضافة كل المخاطر التي حددتها إلى سجل المخاطر الخاص بك؛ اكتب ما ستفعله في حالة حدوثه، وماذا ستفعل لمنع حدوث ذلك. راجع سجل المخاطر الخاص بك على أساس منتظم، مع إضافة مخاطر جديدة عند حدوثها خلال فترة حياة المشروع. تذكر، إذا تجاهلت المخاطر، فإنها لا تذهب بعيدا.
كما يوفر الجدول التالي بعد هذه الفقرة وصف واحتمال حدوث وآثار المخاطر التي تم تحديدها أثناء كتابة مقترح المشروع. كما يتضمن الأنشطة المقترحة والوسائل التي يجب اتباعها لتجنب للمخاطر.
والجدول ايضا يوضح المخاطر التي تم تحديدها حتى تاريخه مع تقييم لهذه المخاطر والوسائل التي يجب اتباعها.