يقوم مدير المتابعة والتقييم بمراجعة الاطار المنطقي ونظرية التغيير للمشروع والتركيز على النتائج والمخرجات والمؤشرات والانشطة لعمل خطة تفصيلية للمتابعة والتقييم والمساءلة والتعلم بما يضمن توفر كل وسائل التحقق والتقارير والاثباتات المطلوبة للمانح وشركات التقييم الفني والتدقيق المالي في الوقت المطلوب وبما يضمن التزام المنظمة أمام شركائها والجهات ذات العلاقة.

مكونات خطة المتابعة والتقييم:

• النتيجة: يتم وضع نتيجة المشروع في رأس الخطة

• المخرجات: يتم وضع المخرج مباشرة بعد النتيجة لتوضيح أهمية ان يتم تحقيقه خلال فترة المشروع وأن كل المؤشرات المرتبطة به التي يتم وضعها في خطة المتابعة والتقييم ماهي إلا لتأكيد تحقق المخرج.

• المؤشر: نقوم بوضع كل المؤشرات التي في الاطار المنطقي في الخطة ويتضمن المؤشر الهدف (العدد المستهدف Target) وسائل التحقق المرتبطة به.

• وسائل التحقق: التي تم ذكرها في الإطار المنطقي للمشروع واضافة اسماء الوثائق الأخرى الضرورية لاثبات تحقق المؤشر حتي ولو تم اغفالها او لم يتم ذكرها  في المقترح. وكل مؤشر يجب ان يكون لديه وسائل تحقق (وثائق) يتم جمعها وتوثيقها اثناء تنفيذ المشروع.

• أنشطة المتابعة والتقييم والمساءلة والتعلم: يتم وضع الانشطة المطلوبة لجمع الإثباتات والوثائق والتقارير والاحصائيات الخاصة بالمستفيدين والزيارات الميدانية الاشرافية للتحقق من سير الانشطة بشكل جيد، بحيث أن كل مؤشر لديه انشطة خاصة به.

• الفترة الزمنية: كل نشاط من انشطة المتابعة والتقييم والمساءلة والتعلم يحتاج لزمن واضح يتم تحديده بالرجوع للوقت المحدد لتنفيذ الانشطة الواردة في خطة عمل المشروع.

• الشخص المسئول: يرتبط كل نشاط في المتابعة والتقييم بأحد أعضاء فريق المتابعة والتقييم أو فريق المشروع وقيادة المنظمة لتنفيذه ويتم ذكر المسئول عن هذا النشاط بالاسم وليس فقط ذكر المسمى الوظيفي.

• الوثائق الاضافية: هي كل وثيقة لم يتم ذكرها في وسائل التحقق الإطار المنطقي للمشروع ولكنها جزء منها او أو لها علاقة بوسائل التحقق وتعتبر هذه الوثائق مكملة ورئيسية يتم العمل على توفيرها في الوقت المطلوب.