يقوم مدير الموارد البشرية ومدير البرنامج المعني بإعداد خطة التوظيف والبدء بتنفيذها لضمان توفير الموظفين في الوقت المطلوب والمحدد.

تحدد عدد ونوع الأشخاص المطلوبين لتنفيذ أنشطة المشروع. حسب تاريخ بدء تنفيذ النشاط والمهمة الفعلية من واقع الخطة التنفيذية للمشروع وتفاصيل الاشخاص الذين سيشغلون تلك الوظائف الرئيسية، ومدة الوظيفة بالمشروع وطريقة التوظيف التي سيتم اتباعها.

قبل اعداد خطة تنفيذ التوظيف يجب على إدارة الموارد البشرية مراجعة البنود التي تم اعتمادها في موازنة المشروع للوظائف في المشروع وفرزها على النحو الآتي-

• الوظائف الرئيسية المطلوب اعلان الوظائف الخاصة بها في المشروع الميدانية أو المكتبية او كلاهما وهي معتمدة في ميزانية المشروع ونسبة تمويلها من المانح 100٪ ومدته تمويل تلك الوظائف والتكلفة الشهرية والاجمالية لكل وظيفة معتمد وعدد الأشخاص المطلوبين لشغل الوظيفة الواحدة وإجمالي عام بالاحتياج للعدد على مستوى المشروع.

• الوظائف الرئيسية الداعمة التي لها علاقة بالمشروع  والتي لا تدخل ضمن خطة التوظيف الجديد داخل المنظمة من الإدارة التنفيذية وإدارة البرامج والبرنامج المسئول على المشروع والإدارات ذات العلاقة بالمشروع في المنظمة وتم تمويلها بنسب متفاوتة ما بين   5 % الى  %50 وقد تزداد نسبة التمويل او تقل حسب المانح فهذه الوظائف هي بالأساس موجودة داخل المنظمة ولا يتطلب إعلان الوظائف لها ولكن يجب مراجعة التكاليف المعتمدة حسب كل وظيفة ومدته تمويل تلك الوظائف والتكلفة الشهرية والاجمالية لكل وظيفة معتمد وعدد الأشخاص الذين يشغلون تلك الوظائف المعتمدة في موازنة المشروع. 

الوظائف التي يجب على كل المعنيين في إدارة المنظمة من ذوي العلاقة بالمشروع ومدير الموارد البشرية بالاشتراك مع مدير البرنامج المعني ان يعملوا على اعداد خطة التوظيف والذي تم تلخيصها في الانشطة الهامة التي يجب ان تعد على مستوى كل وظيفة في المشروع وهي على النحو الآتي:

وتتكون خطة التوظيف 12 خطوة موضحة في  الخطوات التالية : ـ

1. اسم الوظيفة المطلوب إعلانها لكل وظيفة على حدة 

2. عدد الاشهر المعتمدة في ميزانية المشروع

3. تحديد تاريخ بداية عمل كل وظيفة 

4. تحديد تاريخ اعلان الوظيفة باليوم في الموقع الالكتروني للمنظمة أو مواقع الالكترونيه متخصصة (طرف ثالث) 

5. تحديد تاريخ انتهاء فترة التقديم للوظيفة في نفس اعلان الوظيفة.

6. تحديد تاريخ فرز المتقدمين المقبولين ضمن القائمة الطويلة الذين سيتم الاتصال بهم للحضور لإجراء الاختبار التحريري

7. تحديد يوم وتاريخ إجراء الاختبار التحريري للمتقدمين الذين انطبقت عليهم شروط التوظيف وتم إدراجها في القائمة الطويلة حسب كل وظيفة 

8. تحديد تاريخ موعد مقابلة العمل للمتقدمين الذين نجحوا في الاختبار التحريري لمن هم ضمن القائمة القصيرة.

9. تحديد تاريخ اعلان الفائز بالوظيفة المعلنة وارسال عرض العمل

10. تحديد تاريخ تقديم  الاشخاص كمرجعية  للموظف المقبول في الوظيفة 

11. تحديد تاريخ بداية العمل للموظف 

12. تحديد تاريخ نهاية عقد العمل للموظف

    هذه الخطة هي خطة مشتروات مختصرة يقوم بإعدادها مدير المشروع لمساعدة مسئولي المشتروات بعمل خطة تفصيلية اكثر لتوضيح كل تفاصيل وخطوات الشراء وزمن التنفيذ والمتابعة.