تعتبر خطة المشتروات جزء أساسي من إدارة المشروع لضمان التنفيذ في الوقت المحدد وبالتعاون مع مسؤولي المشتروات يتم إعداد خطة إدارة المشتروات للمشروع لأهمية تحديد مواعيد تنفيذ الشراء بتسلسل منطقي وتحدد أزمنة التنفيذ بوضوح لتسهل عملية الإدارة والمتابعة والاشراف على تنفيذ الشراء اثناء تنفيذ المشروع، ولذلك يجب مراجعة البنود المعتمدة في الميزانية التي سيتم شراؤها مع الجداول الزمنية للمشروع المحدد في الاتفاقية والمقترح، ومراجعة خطة المشروع الفنية وخطة المتابعة والتقييم وخطة إدارة المخاطر ومعرفة ما تم إدراجه في بنود الميزانية المعتمدة للتأكد ان كل الانشطة التي سيتم ادراجها في خطة المشتروات تضمن توفير احتياجات المشروع في المواعيد الزمنية المحددة في الخطط ولضبط تاريخ بدء عملية الشراء في الموعد المطلوب.
تحتوي خطة المشتروات على العديد من الخطوات ولكن ما سيتم توضيحه في هذا الدليل هو فقط ما يتعلق بمهام مدير المشروع وليس التفاصيل التي يجب على مسئولي المشتروات اتباعها بحسب سياسات المشتروات في المنظمة والنماذج المستخدمة لذلك والجدول الآتي يوضح الخطوات الرئيسية في الخطة:
نشاط الشراء: هو كل نشاط يحتوي على موضوع شراء مواد أو سلع أو التعاقد مع مقدمي خدمات او استشارات أو مقاولين لأنشاء أو ترميم أو موردين لتأثيث أو صيانة أجهزة معينة بحسب نوع المشروع.
طريقة الشراء: يجب تحديد طريقة الشراء بحسب سياسة المشتروات في المنظمة والسقوف المسموحة لكل عملية شراء وطرق الشراء قد تكون شراء مباشر - عروض اسعار - ممارسة - مناقصة محدودة أو مناقصة علنية.
موقع التنفيذ: هل سيتم في المكتب أم بالميدان ويجب تحديد المكان بوضوح.
تاريخ بدء الشراء: التاريخ الذي يجب على مسؤول المشتروات بدء التنفيذ.
تاريخ التسليم: ويتضمن هذا التاريخ موعد الانتهاء من تسليم المواد أو السلع المشتراه وتوصيلها إلى موقع التنفيذ أو المخازن. وفي حالة كان النشاط عبارة عن نشاط انشائي، فإن موعد التسليم من المقاول هو موعد استلام المشروع أو المبنى من قبل لجان المستفيدين أو السلطات المعنية في المناطق المستهدفة.
المسؤول عن النشاط: هو الشخص الذي يقوم بتنفيذ عملية الشراء ومتابعة التنفيذ والتوريد، وقد يكون المسؤول عن نشاط الشراء هو مسؤول المشتروات وأشخاص آخرين مثل المهندس المشرف عن تنفيذ النشاط الانشائي أو لجنة الاستلام أو أي شخص يقوم بمتابعة التنفيذ بتكليف من مدير المشروع.
هذه الخطة هي خطة مشتروات مختصرة يقوم بإعدادها مدير المشروع لمساعدة مسئولي المشتروات بعمل خطة تفصيلية اكثر لتوضيح كل تفاصيل وخطوات الشراء وزمن التنفيذ والمتابعة.