في مقالة سابقة ذكرنا ماهي البرامج وأهميتها بالنسبة للمنظمة، وفي هذه المقالة سنشرح كيفية إضافة البرامج وبياناتها في نظام بورتال365.

للوصول إلى صفحة البرامج في نظام بورتال قم بالنقر على البرامج أعلى الصفحة

في حال كانت هذه أول مرة لدخول هذه الصفحة فلن تكون هناك أية برامج مضافة وستظهر صفحة البرامج بالشكل التالي

لإضافة برنامج جديد قم بالنقر على إضافة برنامج جديد لتظهر نافذة بالشكل التالي:

يوفر بورتال365 مجموعة من البرامج القياسية والتي يمكن اختيارها والاستفادة من البيانات المضافة إليها مسبقًا هذه البرامج هي:

FSL •

Governance and Peace-building •

Gender, Protection, and Shelter •

Health and Nutrition •

WASH •

Education •

NGO Capacity Building •

ويمكنك ملاحظة أن هذه البرامج وبياناتها باللغة الإنجليزية، يمكنك إضافتها إلى حسابك أو يمكنك إضافة برنامج جديد مخصص وكتابة بياناته بنفسك.

لنقم الآن بإضافة برنامج قياسي ومن ثم نقوم بإضافة برنامج مخصص فيما بعد.

إضافة برنامج قياسي

لإضافة برنامج قياسي قم باختيار البرنامج الذي تريده من خلال الضغط على حقل البرامج القياسية، ولنقم باختيار برنامج الصحة والغذاء كمثال Health and Nutrition

قم بكتابة بيانات البرنامج كما يلي:

• اسم البرنامج: قم بكتابة اسم البرنامج الذي تريد إضافته في حال أردت أن يكون المسمى مختلفًا عن اسم البرنامج القياسي.

• عن البرنامج: قم بكتابة وصف للبرنامج الذي تريد إضافته.

• المدير: قم باختيار مدير البرنامج من قائمة الموظفين في الحساب .

بعد كتابة بيانات البرنامج قم بالنقر على حفظ لتظهر صفحة البرنامج كما يلي:

ستلاحظ وجود بيانات في المستفيدين النهائيين و ميزانية البرنامج هذه البيانات تمت إضافتها مسبقًا في نظام بورتال365 ولتعديلها يمكنك الذهاب إلى الأهداف الاستراتيجية وKPIs ومن ثم وتعديلها من هناك والتي سنشرحها في المقالة التالية.

لمشاهدة بقية البيانات المضافة إلى البرنامج يمكنك تصفح بقية الصفحات فعلى سبيل المثال نجد مجموعة من المؤشرات المضافة مسبقًا كما في الصورة التالية:

ولتعديل البيانات الموجودة أو إزالتها قم بالنقر على النقاط الثلاث يسار الصفحة لتظهر خيارات التعديل والحذف كما يلي:

إضافة برنامج مخصص

لإضافة برنامج مخصص قم باختيار إضافة برنامج مخصص كما يلي

قم بكتابة بيانات البرنامج كما يلي:

• اسم البرنامج: قم بكتابة اسم البرنامج الذي تريد إضافته.

• عن البرنامج: قم بكتابة وصف للبرنامج الذي تريد إضافته.

• المدير: قم باختيار مدير البرنامج من قائمة الموظفين في الحساب (لإضافة الموظفين إلى حسابك قم بقراءة هذه المقالة)

بعد كتابة بيانات البرنامج قم بالنقر على حفظ لتظهر صفحة البرنامج كما يلي:

أقسام البرنامج في بورتال365

تحتوي صفحة البرنامج على ثلاثة أقسام رئيسية :

1. الأهداف الاستراتيجية ومؤشرات الأداء الرئيسي للبرنامج.

2. البيانات المعدة مسبقا لمقترحات المشاريع.

3. مستندات البرنامج.

كل من الأهداف الاستراتيجية والبيانات المعدة مسبقًا يتم الاستفادة منها أثناء كتابة مقترح المشروع، بينما مستندات البرنامج يتم الاستفادة منها في إدارة البرنامج بشكل أفضل ووضع التوجيهات العامة للعمل ضمن إطاره.

يعتبر إضافة الأهداف الاستراتيجية ومؤشرات الأداء الرئيسي للبرنامج أمرًا أساسيًا حتى تتمكن من كتابة مقترح مشروع، حيث ستقوم باختيار أحد الأهداف الاستراتيجية للبرنامج عند كتابة الإطار المنطقي للمشروع.

أما البيانات المعدة مسبقًا فهي اختيارية وإضافتك للبيانات إليها يساعدك في الوصول إلى هذه البيانات بشكل أسرع حين كتابة مقترح المشروع ولكنها ليست لازمة حتى تتمكن من كتابة مقترح المشروع.