كيف يمكن للمنظمات غير الحكومية كتابة الملاحظات الأولية:

عند تقديم طلب للحصول على منحة، معظم المانحين يفضلون أن يقدم مقدم الطلب تصورًا أوليًا للمشروع المقترح. حيث يقدم التصور الأولي وصفا واضحا للمشروع المقترح قبل تقديم المقترح الكامل للمشروع. وبالنظر إلى أهمية التصور الأولي في كتابة المقترحات، فإن المنظمات غير الحكومية بحاجة إلى فهم أفضل الطرق بوضوح لاستخدام هذا المكون في مشاريعهم.

ما هو التصور الأولي للمشروع؟

  ببساطة، فإن التصور الأولي للمشروع هي أقصر تعبير عن فكرة المشروع المكتوبة على الورق والمقدمة إلى أي جهة مانحة. وبعبارة أخرى، هي عباره عن موجز أو وصف موجز للمشروع المقدم للمانح. وعادة ما يطلب المانحون تصورًا أوليًا للمشروع لمقترحات المشاريع التي تم طلبها من المنظمات غير الحكومية. في الواقع العديد من المانحين يفضلون فهم المشاريع عن طريق قراءة التصور الأولي المشروع بدلا من قراءة المشروع بالكامل.   

الغرض من كتابة الملاحظات الأولية:

وفي كثير من برامج التمويل، يحتاج المانحون إلى التصور أولي للمشروع قبل تقديم المقترح بالكامل. والغرض من التصور الأولي للمشروع هو تقرير ما إذا كان المشروع المقترح يتفق مع أولويات البرامج. كما أنه يساعد على إلغاء مقترحات المنح التي يقل احتمال تمويلها. وفي حالات أخرى، لا يجوز للجهات المانحة أن تلتمس فقط مذكرة مفاهيمية دون الحاجة إلى وثيقة المقترحات كاملة. حيث هذا يساعد على فهم المشروع ويوفر التوجيهات بشأن سبيل المضي قدما.                                                   

بالنسبة للمنظمات غير الربحية، الغرض من كتابة ملخص للمفاهيم العامة هو جذب اهتمام وكالة التمويل. حيث ان الملاحظة مكتوبة بشكل صحيح تظهر ان الفكرة التي تقترحها المنظمة غير الحكومية تستحق مزيدًا من الدراسة. ولزيادة فرص الفوز بالمنحة، ينبغي ألا تشمل الجمل القليلة الأولى للمفهوم أهم جوانب المشروع الهامة. والهدف من ذلك هو إبقاء أعضاء المجلس أو الممثلين الممولين مستمرين في القراءة.                                                                                       

كيفية صياغة التصور الأولي للمشروع؟

عادة ما يتضمن التصور الأولي للمشروع الاتي: المقدمة، معلومات اساسية عن المشروع، وأهداف مقترحة، ولمحة عامة عن الميزانية، والنتائج المتوقعة. ومن الناحية المثالية، ينبغي أن يكون التصور الأولي للمشروع من 2-3 صفحات، ما لم تطلب الجهة المانحة معلومات إضافية. ولنضع في اعتبارنا أن التصور الأولي للمشروع ينبغي أن يكون قصير، إذ أنك لا تريد أن تغمر الجهة المانحة بالمعلومات. ولا تريد أن تبدو غير متأكد أو غامض بشأن ما تهدف منظمتك غير الحكومية إلى تحقيقه. ويمكن ايضا إرفاق أي معلومات إضافية، مثل ملف التعريف التنظيمي الخاص بك، أو تقديمها بناءً على طلب وكالة التمويل.           

اعتمادًا على نوع المشروع الذي سيتم متابعته أو الأنشطة الإنسانية التي يجب معالجتها، يمكن إعداد التصور الأولي في غضون ساعات أو بضعة أيام. يمكن للمنظمات غير الربحية إبراز أهدافها ودورها في المجتمع والآثار المترتبة على مشروعها المقترح. ومع ذلك، يجب إجراء بحث كافٍ لتغطية التفاصيل الرئيسية للمشروع. في بعض الحالات، يقوم المخططون ذوو الخبرة بتطوير ملاحظات واسعة النطاق وعقد اجتماعات مع أصحاب المصلحة في المشروع لكتابة ملاحظات أكثر شمولاً.

محتويات الملاحظات الأولية:

على الرغم من عدم وجود شكل موحد يجب اتباعه في وضع ملخص الفكرة، فإن الهدف هو إبراز التفاصيل الرئيسية للمشروع. لذلك، ينبغي عليك تضمين معلومات تساعد المانح على فهم المنظمة والمشروع.                                

 وتشمل أهم التفاصيل ما يلي:                                                                                                                    

1- عنوان المشروع المقترح – يجب ان يكون غني بالمعلومات، سريع، ومميز لرسم صورة واضحة عن فكرة المشروع.

2- اسم المنظمة - شرح موجز للمنظمة وما تقوم به.

3- المانح المحتمل - هو المانح الأنسب لتمويل المشروع أو لتقديم دعم مالي إضافي.

4- المحتوى (حوالي 300 كلمة) - شرح لأهمية المشروع والمشكلة التي تم تحديدها وما تم القيام به لمعالجة المشكلة.

5- أهداف وغايات المشروع - أهداف وغايات واضحة وموجزة تم الاتفاق عليها وإدخالها في خطة العمل المحلية.

6-الأساس المنطقي لمشروع المقترح - سبب أهمية المشروع واختيار نهج معين في تنفيذ.

7-ما الذي يجعل المشروع فريدًا - صفات المشاريع التي ترى أنه من الضروري تمويلها. ويمكن أن تشمل المستفيدين والآثار المترتبة على المشروع.

8-النتائج المتوقعة - يجب أن تكون مرتبطة مباشرة بأهداف المشروع، ويمكن أن تشمل العناصر الملموسة وغير الملموسة.

 9- تقديرات الميزانية - استعراض عام للمدخلات اللازمة، وتكلفة توظيف الأشخاص، وشراء المعدات واللوازم، وتكاليف السفر، والمرافق، وما إلى ذلك.

10- معلومات الاتصال بالجهة غير الربحية - جهة الاتصال أو الشخص الذي يجب أن يكون على اتصال دائم بالجهة المانحة.

متى نستخدم التصور الأولي للمشروع:

يعتبر التصور الأولي للمشاريع شرطًا أساسيًا للعديد من الوكالات المانحة الخاصة قبل تقديم الاقتراح الكامل. يتم استخدام هذا النهج كطريقة للمتقدمين للحصول على تعليقات رسمية من المانحين حول مشاريعهم وأفكارهم قبل إعداد اقتراح. بالرغم ان الملاحظات الأولية تستخدم في المشاريع الكبيرة مثل مشاريع إنشاء البنية التحتية، إلا أنها أصبحت أكثر شيوعًا حتى في المشاريع متوسطة الجانب.