كيفية إعداد الميزانية التفصيلية للأنشطة المختلفة

الميزانية

يستخدم المانحون نماذج مختلفة لإعداد الميزانية ورغم أنها تتشابه في المكونات الرئيسية، لكن علينا استخدام نموذج المانح نفسه عند إعداد ميزانية المشروع التقديرية.

أهم مكونات الميزانية:

1.        رواتب موظفي المشروع والتكاليف الأخرى المرتبطة: ويتم في هذا المكون إدراج كل الوظائف التي سيحتاج المشروع لتغطيتها ونسبة التغطية لها.

2.       أنشطة، مواد، سلع، توريدات: يتم إدراج كل الأنشطة التي ستقوم المنظمة بتنفيذها لتحقيق أهداف المشروع وتتضمن كل الأنشطة التي يتم فيها شراء مستلزمات وطباعة مواد توعوية أو شـراء أجهزة وتوزيعها على المرافق التي تستهدفها مثل أجهزة طبية ومضخات المياه وغيرها.

3.      الأجهزة: يتم إضافة كل الأجهزة التي يحتاجها فريق إدارة المشـروع مثل أجهزة الكمبيوتر والكاميرا للتوثيق وبعض الأثاث المكتبي.

4.       التعاقدات مع موردين أو مقاولين: في حالة أن المشـروع سيقوم بتسليم المستفيدين مساعدات نقدية أو قسائم شراء، فإننا عادةً نضع ميزانية التحويلات النقدية أو تكلفة القسائم الشرائية في هذا المكون من الميزانية.

5.      السفر والتنقل: كل الميزانية المطلوبة لتأجير سيارات خاصة بالتنقلات التي يحتاجها فريق المشـروع، بالإضافة لتكاليف البدل اليومي للزيارات الميدانية والإقامة في محافظات أخرى.

6.      التحويلات والمنح للمنظمات الشريكة في التنفيذ: في حالة وجود شركاء منفذين بالمشروع مثل المنظمات المحلية، فإننا عادةً نضع ميزانيتها في هذا المكون.

7.      النفقات التشغيلية: ونقصد بالنفقات التشغيلية كل ما تحتاجه المنظمة لتغطية الإيجارات الشهرية والقرطاسية واتصالات فريق المشروع وتسديد فواتير المياه والكهرباء والإنترنت وشراء وقود تشغيل مولدات الكهرباء الخاصة بالمنظمة نفسها.

جدول (1-11) نموذج إعداد ميزانية المشروع[1]

إعداد ميزانية نشاط واحد

يؤكد المانحون على أهمية إرفاق تفاصيل لكل البنود التي تزيد عن 3000 دولار أمريكي عند تقديم الميزانية، ولكنهم أيضاً قد يطلبون التفاصيل للبنود التي تقل عن 3000 دولار أمريكي.

الجدول التالي يحتوي على تفاصيل لنشاط تدريبي واحد لمدة 4 أيام لعدد 12 متدرب.

جدول (2-11) نموذج ميزانية لنشاط تدريبي واحد

مثال آخر لميزانية نشاط تصميم وطباعة مواد التوعية المحتوية على عدة أنشطة تفصيلية.

التكاليف المسموح بها

بالإضافة لبنود الميزانية التي تم ذكرها في مكونات الميزانية، هناك تكاليف مسموح بها عند أغلب المانحين وهي كالآتي:

1-     النفقات غير المباشـرة Indirect Costs: من المتعارف عليه عند الكثير من المانحين وخصوصاً المانحين في أوروبا وأمريكا، أنه يمكن للمنظمة أن تقوم بإضافة بند نفقات غير مباشرة بما لا يزيد عن (7%) من ميزانية المشروع الذي تم الإتفاق عليها ويتم إضافة هذا البند في نهاية الميزانية قبل الإجمالي النهائي. وبعض المنظمات تضع 7% والبعض الآخر قد يضيف أقل إذا لم يكن بحاجتها. هذا البند هو من الأمور التي تعتبر إحدى التقاليد التي اعتاد عليها المانح والمنظمات العاملة، وهو أمر غاية في الأهمية لأنه يساعد المنظمة على الاستمرارية لأنه يغطي كل النفقات التي تحتاجها المنظمة ولم تحتوي عليها ميزانية المشروع. لا تحتاج المنظمة على أخذ الأذن من المانح لصـرف هذا المبلغ وفي الغالب أنها أيضاً لا تحتاج لإخبار المانح فيما أنفقتها.

2-   النفقات الطارئةContingency Costs : يوافق الكثير من المانحين على إضافة بند النفقات الطارئة بما لا يزيد عن (5%) من إجمالي الميزانية المتفق عليها، ولكن هذا البند لا يمكن أن يتم صرفه إلا بإرسال مبررات مناسبة خلال فترة تنفيذ المشروع إلى المانح ويتم الصـرف بعد الحصول على موافقة المانح على ذلك.

التكاليف غير المسموح بها

ليس كل ما يخطر في بالك يمكن تمويله، ولذلك فإن أغلب الدعوات لتقديم المقترحات تقوم بتوضيح الأمور التي لا يمكن تمويلها من قبل المانح. وللتوضيح سنورد هنا بعض التكاليف التي يرفض المانحون تمويلها وهي مأخوذة من معايير الإتحاد الأوروبي:

·         تسديد ديون على المنظمة أو فوائد هذه الديون.

·         المخصصات المتعلقة بالخسائر أو الخصوم المحتملة في المستقبل.

·         أي تكاليف خاصة بالمستفيدين تم تمويلها من خلال عمل أو برنامج عمل آخر.

·         شراء الأراضي أو المباني، باستثناء الحالات الضرورية للتنفيذ المباشر للعمل، وهذا الاستثناء نادرٌ جداً.

·         الخسائر الناتجة عن فوارق صرف العملات.

·         الائتمان لأطراف ثالثة.

·         تكاليف مرتبات موظفي الحكومة.